Automatizácia dokumentov –
často kladené otázky

Ako začať

  1. Máme záujem o spoluprácu – ako na to?

    Každá firma je unikátna. Obvykle spoluprácu zahájime dohovorením telefonického alebo Skype rozhovoru, prípadne osobného stretnutia so zástupcami firmy, počas ktorého načúvame vašim predstavám a potrebám, zodpovieme vaše otázky a následne odporučíme vhodné riešenie.

    Potom zvyčajne nasleduje skúšobná verzia zadarmo alebo pilotný projekt. Veľmi radi pre vás vytvoríme skúšobný účet zadarmo, prevedieme vás systémom a pomôžeme s vytvorením prvých dokumentov.

    Stačí nás len kontaktovať prostredníctvom nášho formulára nižšie, alebo napísať priamo na email automation@legito.com.

  2. Môžeme si Legito vyskúšať zadarmo?

    Samozrejme! Nikto nechce kupovať mačku vo vreci.

    Vďaka tomu, že sme cloudové aplikácia, nemusí sa nič inštalovať, zriadenie testovacieho účtu je jednoduché a rýchle. Testovací účet vám radi zriadime zadarmo a tiež zadarmo poradíme s automatizáciou. V žiadnej fáze na to nebudete sami.

    V Legito máme tiež verejne dostupnú zbierku automatizovaných vzorov právnych dokumentov, ktoré vytvorili a publikovali právnici zapojenie do našej platformy. Môžete si teda vyskúšať prácu s automatizovanými dokumentmi na tejto verejnej zbierke.

  3. Môžete nám Legito nainštalovať na náš vlastný server?

    Áno, môžeme. Štandardne preferujú firmy prevádzku aplikácie na našom zabezpečenom cloudu, avšak ak budete chcieť mať vlastný server, radi vyhovieme. V takom prípade je len treba pamätať na to, že údržba aplikácie a aktualizácie na novšie verzie sú zložitejšie.

  4. Koľko to bude stáť?

    Testovacie účet vám radi zriadime zadarmo.

    Cenu licencie stanovujeme vždy individuálne podľa potrieb konkrétneho klienta. Cena je závislá na:

    • počtu automatizovaných dokumentov;
    • počtu vygenerovaných dokumentov mesačne;
    • veľkosti úložiska;
    • počtu zamestnancov.

    Vzhľadom k tomu, že naša aplikácia je v zabezpečenom cloude – teda nie je potrebná žiadna inštalácia alebo vlastný server – pohybuje sa cena základnej verzie v poriadku nižších stoviek euro mesačne. Táto základná verzia obsahuje možnosť vytvorenia niekoľkých typov dokumentov, aby ste sa presvedčili, že sa vašim zamestnancom s Legito pracuje príjemne. S narastajúcim počtom dokumentov a ich vygenerovaním postupne stúpa aj cena licencie.

Tvorba dokumentov

  1. Ako sa v Legito tvorí automatizovanej vzory dokumentov?

    Prostredníctvom nášho jednoduchého a intuitívneho editora, ktorý je podobný ako Word. Jednoducho si dokument zostavíte z jednotlivých dielov podobne ako Lego.

    S našim editorom už pracujú stovky právnikov naprieč všetkými generáciami. Vytvorili v ňom už tisíce automatizovaných dokumentov. Nemusíte sa teda obávať, že by ste prácu s editorom nezvládli.

    Pozrite sa na malú ukážku práce s našim editorom:

  2. Môžem automatizované vzory dokumentov jednoducho meniť?

    Áno, vzory môžete meniť rovnako jednoducho ako je vytvárať. Stačí urobiť zmenu vo vzore dokumentu, uložiť ju a vo vhodný čas publikovať. Od tohto momentu už sa bude všetkým zamestnancom zobrazovať nová verzia vzoru, ktorú si môžu automaticky nastaviť či vyplniť.

    Ak sa vám niečo nepodarí a budete sa chcieť vrátiť k predchádzajúcej verzii, ani to nie je problém. Legito ukladá všetky uložené verzie vzorov vašich dokumentov.

  3. Vie Legito verziovať dokumenty?

    Áno, túto funkciu Legito obsahuje. Využívaná je najčastejšie právnym oddelením pri kontrolách zmlúv vytvorených rôznymi oddeleniami vašej firmy alebo v rámci advokátskej kancelárie pri kontrole zmlúv vytvorených juniorními právnikmi ich skúsenejšími kolegami.

    Tiež túto funkciu môžete využiť pri vyjednávaní s druhou zmluvnou stranou o obsahu zmluvy. Nazdieľajte jednoducho odkaz na zmluvu druhej strane, tá v dokumente vykoná prípadné zmeny a vy následne presne uvidíte, čo bolo zmenené.

  4. Naučíte nás ako vytvoriť nastaviteľné vzory?

    Samozrejme! Máme video tutoriál, kde je prehľadne vysvetlená a ukázaná práca s naším editorom pre tvorbu automatizovaných vzorov, takže zaučenie nových kolegov bude hračka.

    Automatizoval sme už tisíce vzorov dokumentov, a máme teda skúsenú podporu pre automatizáciu dokumentov, ktorá vám kedykoľvek rada poradí, alebo za vás dokument či jeho časť dokonca automatizuje.

    Naša technická podpora hovorí anglicky, nemecky, španielsky, francúzsky, rusky, poľsky, česky, slovensky a srbsky.

    Samozrejmou súčasťou našej služby je tiež úvodné zaškolenie.

  5. Môžeme si nastaviť vlastný dizajn generovaných dokumentov?

    Áno, môžete. Jednoducho do Legito nahráte word dokument ako vzor, ​​ako má vygenerovaný dokument vyzerať - a náš systém potom už generuje dokumenty s týmto vzhľadom.

    Výhodou tohto riešenia je, že pri zmene loga, sídla alebo iných časti korporačnej identity nemusíte meniť akékoľvek word dokumenty, ale zmeníte iba tento jeden vzor. Od toho okamihu už si budú vaši zamestnanci generovať zmluvy v novom vzhľade.

    Môžete do Legito nahrať viac wordových vzorov a potom si len vyberiete, aký vzor pre vzhľad vygenerovaného dokumentu chcete aktuálne použiť. To je vhodné najmä pre firmy, ktoré majú dcérske alebo partnerské spoločnosti, ktoré majú odlišný brand. Uplatnia ho tiež advokátske kancelárie, pri ktorých ich veľkí klienti vyžadujú, aby im boli vytvárané ich dokumenty v dizajne podľa korporačnej identity.

    Vyššie uvedené platí aj pre generovanie PDF dokumentov.

  6. Aké jazyky a štáty viete?

    Náš systém zvládne všetky jazyky, ktoré sa píšu lineárne (teda zľava doprava alebo sprava doľava). Je na vás, aké jazykové verzie si vytvoríte.

    Ak ste medzinárodná firma a potrebujete zmluvy rozdeliť podľa rôznych štátov, aj s tým si náš systém dokáže poradiť!

    Naša technická podpora hovorí anglicky, nemecky, španielsky, francúzsky, rusky, poľsky, česky, slovensky a srbsky.

  7. Ako dostanem svoje wordovské dokumenty do Legito?

    Kľúčom k automatizáciu dokumentov a nadväzujúce dátovej analýze je dostať texty do štruktúrované podoby, ktoré budú počítače rozumieť. Z toho dôvodu nie je možné len nahrať vaše Word dokumenty ako celok do nášho editora, ale je potrebné ich kopírovať po častiach.

    S presunom vašich wordovských dokumentov do Legito vám veľmi radi pomôžeme. Niektoré firmy nechajú automatizácii svojich dokumentov rovno na nás a len nám pošlú svoje Word dokumenty s inštrukciami. My už sa o všetko ostatné postaráme.

Integrácia s ďalšími systémami

  1. Môžete k nám do firmy poslať svojich špecialistov?

    Áno, radi do vašej firmy pošleme svojich špecialistov na integráciu Legito s podnikovými systémami. Uvedomujeme si, že niekedy je pre klienta prínosom, keď poskytneme fyzický support v jeho prostredí. K tomuto kroku pristupujeme najmä pri rozsiahlych integráciách (napríklad v bankách).

    Dĺžka, po akú náš tím bude pôsobiť vo vašej firme, záleží od rozsahu integráciou. Nemáme problém ani s pôsobením nášho tímu vo vašej firme v poriadku mesiacov či rokov.

    Integrácia zaisťujú nami preškolení špecialisti z radov našich integračných partnerov. Integračné partneri pôsobia takmer po celom svete.

  2. Môžeme sa do Legito prihlasovať z webu našej firmy?

    Môžete. Po prihlásení do svojho účtu si môžete skopírovať jednoduchý kód, ktorý váš správca stránky len vloží na príslušné miesto.

  3. Vie Legito prijímať dáta z iných systémov / posielať dáta do ostatných systémov?

    Áno, Legito vie prijímať dáta z iných systémov a vkladať ich na príslušné miesta do dokumentov, či dokumenty podľa nich nastavovať. Vie tiež odosielať dáta vložené do dokumentov prostredníctvom nášho používateľského rozhrania.

    Odosielanie i prijímanie je možné prostredníctvom našeho API.

  4. Môžem vygenerovať dokument, bez toho aby som musel Legito otvoriť?

    Áno, môžete. Vďaka možnosti prijímať / odosielať dáta si môžete vygenerovať dokument „na pozadí“, bez toho aby ste museli Legito otvoriť. Najčastejšie je táto možnosť využívaná zamestnancami pobočiek pri rýchlom generovanie dokumentov pre klientov (na pobočkách bánk, poisťovní, telefónnych operátorov a pod.).

  5. Môžem vidieť dokumentáciu k vášmu API?

    Samozrejme! Dokumentáciu si môžete stiahnuť TU. Ak sa potrebujete na čokoľvek k API spýtať, ozvite sa nám.

    V prípade akýchkoľvek doplňujúcich dotazov sme vám k dispozícii na e-mailu automation@legito.com. Neváhajte nás kontaktovať!

Ostatné funkcie

  1. Čo vie Legito v oblasti riadenia dokumentov (Document Management System = DMS)?

    V Legito môžete viesť záznamy o jednotlivých dokumentoch, verziovať je, priraďovať k nim stavy a osoby, ktoré je v príslušnom stave spravujú.

    Rôzne oprávnenia môžete nastavovať nielen jednotlivcom, ale aj jednotlivým dokumentom (dokumenty môžete napríklad označiť ako dôverné – uvidí je potom len osoby s právom vidieť dôverné dokumenty).

    V našom DMS možno tiež dokumenty filtrovať podľa mnohých kritérií. Legito obsahuje tiež analytický modul, ktorý vám umožní jednoducho analyzovať obsah dokumentov a vytvoriť manažérske reporty.

    Legito ďalej automaticky upozorňuje na termíny v zmluvách či iných dokumentoch.

    V Legito si môžete nastaviť, aké stavy možno dokumentom priraďovať, môžete pohodlne rozdeľovať dokumenty a ľudí do skupín.

    Legito funguje aj ako úložisko súborov. Najčastejšie naši užívatelia k jednotlivým položkám priraďujú skeny podpísaných dokumentov.

    Údaje môžete exportovať do Excelu.

    Praktický príklad: Pracovník v oddelení predaja vyplní a nastaví automatizovaný vzor zmluvy, nastaví jej stav na „pripravené na kontrolu“ a priradí ho podnikovému právnikovi. Podnikový právnik má v rámci svojho účtu zoznam zmlúv, ktoré má skontrolovať. Akonáhle to urobí, môže revidovaný dokument priradiť projektovému manažérovi a zmeniť stav na „pripravené na podpis“. Akonáhle projektový manažér zabezpečí podpis dokumentu, zmení stav na „podpísané“, pridá k záznamu sken dokumentu a priradí dokument osobe, ktorá má vo firme na starosti správu zmlúv.

  2. Ako funguje stráženie termínov v zmluvách?

    Pri tvorbe nastaviteľných vzorov dokumentov označíte pole, kam používatelia zadávajú dátum exspirácie zmluvy, dátum platby a / alebo dátum odovzdania.

    Užívatelia pri tvorbe dokumentov nastavovaním a vyplňovaním vzorov doplní do príslušných polí dátumu, Legito vám potom pošle upomienky pred každým dátumom.

    Legito tiež vie zobrať datumy a automaticky ich zaznamená do vášho kalendára (napríklad Google kalendár).

    Aj po vytvorení dokumentu doň môžete pridávať dáta prostredníctvom modulu pre riadenie dokumentov, napríklad dátum podpisu alebo dátum ukončenia.

    Vložiť dáta môžete tiež k záznamom o externých dokumentoch.

  3. Je vaša cloudové riešenie bezpečné?

    Úplne. Našou prioritou je bezpečnosť dát našich klientov.

    Náš server dostal najvyššie bezpečnostné hodnotenie (5 hviezd) od Datacenter Star Audit (DCSA) a tiež je certifikovaný TÜV podľa ISO 27001.

    Spojenie medzi vaším počítačom a naším serverom je šifrované, rovnako tak ako uložené heslá (salted SHA-1). Neukladáme trvalo vygenerované PDF a Word súbory, ihneď po stiahnutí alebo odoslaní na email sú automaticky zmazané.

    V našom systéme môžete nenávratne vymazať všetky údaje vložené do dokumentov.

    V prípade, že majú naši zákazníci záujem, sme schopní šifrovať aj samotný obsah dokumentov.

    Pre viac informácií o zabezpečení nás prosím neváhajte kontaktovať.

  4. Môže Legito slúžiť aj ako úložisko skenov našich dokumentov a iných súborov?

    Iste, môže. Do Legito môžete vložiť k jednotlivým záznamom ľubovoľný počet súborov akéhokoľvek typu. Najčastejšie používatelia vkladajú skeny podpísaných dokumentov.

  5. Môžem v Legito nastaviť práva pre jednotlivých zamestnancov?

    Áno. Legito umožňuje nastaviť jednotlivým užívateľom celú škálu oprávnenia a rozdeliť zamestnanca do jednotlivých kategórií (oddelení).

    Dokumenty môžete napríklad označiť ako dôverné – uvidí je potom len osoby s právom vidieť dôverné dokumenty.

  6. Ako funguje vaša analytika?

    Legito vám umožňuje jednoducho, prehľadne a rýchlo analyzovať údaje z vašich zmlúv a ďalších dokumentov a vytvoriť z nich manažérske reporty v grafoch.

    Vyberiete si dokumenty a pasáže, ktoré v nich chcete analyzovať, prípadne môžete zadať aj kontext. Náš systém následne všetky vytvorené dokumenty analyzuje a automaticky vytvorí štatistiku a grafy, ktoré môžete exportovať.